World Cosplay Summit -karsinnan kisaajahaun tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Per Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laadittu 9.5.2018

1. ja 2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Tracon ry (Y 2886274-5)

hallitus@tracon.fi

Tästä rekisteristä vastaava henkilö
Iris Rönkkö
adreena@tracon.fi

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Kyuu Eturautti, varapuheenjohtaja
kyuu@tracon.fi
puh 050 5950047

3. Rekisterin nimi

Tracon 2018 -yleisötapahtumassa pidettävän World Cosplay Summit –karsinnan kisaajahaku.

4. Käsittelyn tarkoitus

1. Kerätä listaa henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet osallistumaan World Cosplay Summitin Suomen karsintaan

2. Tiedottaa kiinnostuneille prosessin etenemisestä sekä valintojen tekemisestä

3. Tiedottaa karsintaan valituille ohjeet ilmoittautumisen seuraavaa vaihetta varten

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Nimi, lempinimi/taiteilijanimi, sähköpostiosoite, syntymäaika (vain päivämäärä ja syntymävuosi, ei hetua), valokuva tai piirros kisaan tehtävästä puvusta, kisaajan oma aiheportfoliosivu sosiaalisessa mediassa, sekä vapaamuotoisia hakemukseen liittyviä taustatietoja.

Karsintaan valitut täyttävät myöhemmin erillisen ilmoittautumisen lomakejärjestelmällä, jota käytetään esikarsinnan tuottamiseen sekä tietojen toimittamiseen World Cosplay Summitin järjestäjille. Tästä vaiheesta tulee nähtäville erillinen tietosuojaseloste. Valituille toimitetaan tarpeelliset lisätiedot sähköpostitse.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä toimii hakijan sähköpostilla mainittuun sähköpostiosoitteeseen toimittamat tiedot sekä sähköpostiviestinnän yhteydessä mahdollisesti kysytyt lisätiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Hakemusten yhteydessä kerättäviä henkilötietoja käytetään ainoastaan hakemuksien käsittelyssä ja hakeneille haun tuloksista ilmoittamisessa. Hakemukset toimitetaan pienelle ryhmälle suomalaisia tuomareita. Vain lopulliseen finaaliin lähtevien osallistujien tiedot toimitetaan kansainvälisen kilpailun järjestäjille. Tätä poikkeusta lukuunottamatta tietoja ei luovuteta ulkomaille. Julkisesti voidaan ilmoittaa finaaliin valittujen henkilöiden nimi sekä hahmotiedot, mutta ei muita henkilötietoja.

Ilmoittautumisvaiheessa ilmoitettuja tietoja ei käytetä kilpailun tiedotukseen esim. web-sivuilla tai ohjelmalehdessä. Tätä käyttöä varten varmistetaan julkistettavat tiedot erikseen kultakin valitulta henkilöltä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin koottuja tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vaan ne sijaitsevat Suomessa. Sähköpostilähetyksen yhteydessä yksittäiset tiedot kulkevat Googlen sähköpostijärjestelmän kautta ja ovat siten alisteisia sekä USA:n että EU:n tietosuojalainsäädännölle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kootun rekisterin tiedot tallennetaan Tracon ry:n tietojärjestelmiin, jotka pyörivät Säätöyhteisö B2 ry:n konesalissa. Lisätietoja varten ks. B2:n tietosuojaperiaatteet https://b2.fi/tietosuoja.html

Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee lukitussa tilassa.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Oikaisupyyntö mahdollisista virheellisistä tiedoista tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä markkinointiin.

Järjestelmästä poistetaan välittömästi päätöksen myötä tiedot henkilöistä, joita ei ole valittu kilpailuun. Myös osallistumisensa peruneiden henkilöiden tiedot poistetaan viiveettä.

Kilpailuun valittujen henkilöiden tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen, viimeistään kalenterivuoden 2018 loppuun mennessä. Valituille henkilöille voidaan tarjota sähköpostitse optio saada lisätietoja vuoden 2019 tapahtumasta.