Nämä säännöt on hyväksytty alkujaan yhdistyksen kevätkokouksessa 16.3.2006 ja ylimääräisessä yleiskokouksessa 30.3.2006.
Ylimääräisissä kokouksissa 9.12.2016 sekä 30.12.2016 hyväksyttiin sääntömuutokset 15 §:ään (etäosallistuminen yhdistyksen kokouksiin) sekä lisättiin tilintarkastajien vaihtoehdoksi toiminnantarkastajat 20, 28 ja 29 §:ään.
Luku 1
Nimi, kotipaikka, kieli ja tarkoitus
1§
Yhdistyksen nimi on Tracon. Näissä säännöissä siitä käytetään nimitystä yhdistys.
2§
Yhdistyksen kotipaikka on Tampere.
3§
Yhdistyksen virallinen kieli on suomi.
4§
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää, kehittää ja tehdä tunnetuksi roolipeli-, korttipeli-, lautapeli-, miniatyyripeli-, animaatio-, elokuva- ja sarjakuvaharrastuksia, sekä näihin liittyviä alakulttuureita.
5§
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys:
- järjestää yleisötapahtumia, kilpailuja ja näyttelyjä,
- tiedottaa tarkoituksestaan ja toiminnastaan,
- tukee neljännessä pykälässä mainittuja harrastuksia, ei kuitenkaan jäseniään,
- järjestää jäsenilleen opintomatkoja, kokoontumisia ja muuta vastaavaa toimintaa,
- harjoittaa julkaisutoimintaa,
- osallistuu messuille,
- osallistuu kansallisten tai kansainvälisten yhteisöjen kanssa erilaisiin kulttuuritapahtumiin.
6§
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi kerätä jäseniltään jäsenmaksuja, sekä järjestää illanviettoja ja huvitilaisuuksia. Yhdistys voi omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta ja vastaanottaa lahjoituksia ja testamentteja. Yhdistys voi toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan myös arpajaisia ja rahankeräyksiä.
Luku 2
Jäsenet ja maksut
7§
Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset jäsenet, kannatus- ja kunniajäsenet sekä kunniapuheenjohtajat.
8§
Jäsenhakemukset hyväksyy yhdistyksen hallitus, jolla on oikeus olla hyväksymättä hakemusta, mikäli siihen on selvät perusteet.
Kunniajäsenet ja kunniapuheenjohtajat kutsuu kuitenkin yhdistyksen kokous.
9§
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä jokainen yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhdistys, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt ja osallistuu sen toimintaan.
10§
Yhdistyksen kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yhdistyksen toimintaa tukeva yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö.
11§
Yhdistyksen kunniajäseneksi tai kunniapuheenjohtajaksi voi yhdistyksen kokous kolmen neljäsosan (3/4) ääntenenemmistöllä kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut yhdistyksen toiminnassa tai muuten merkittävästi edesauttanut sen pyrkimyksiä. Kuitenkin kunniapuheenjohtajaksi voidaan kutsua ainoastaan henkilö, joka on toiminut hallituksen puheenjohtajana.
Esityksen kunniajäseneksi tai kunniapuheenjohtajaksi kutsumisesta voi tehdä yhdistyksen hallitus tai vähintään kuuden (6) yhdistyksen jäsenen ryhmä hallitukselle kirjallisesti osoittamassaan pyynnössä.
12§
Varsinaisilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous.
Kannatusjäseniltä perittävän kannatusjäsenmaksun suuruudesta päättää vuosittain yhdistyksen hallitus. Kannatusjäsenmaksun vähimmäismäärän päättää kuitenkin syyskokous.
Kunniajäsenet ja kunniapuheenjohtajat ovat kuitenkin jäsenmaksuista vapautetut.
13§
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
14§
Jäsenen katsotaan eronneen yhdistyksestä, jos hän ei ole maksanut jäsenmaksuaan kolmen (3) kuukauden kuluessa eräpäivästä.
Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä jos hän on jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei enää täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
Luku 3
Yhdistyksen kokoukset
15§
Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen (30) vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse tai tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.
16§
Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella 15 vuotta täyttäneellä varsinaisella henkilöjäsenellä yksi (1) ääni. Varsinaisena jäsenenä olevalla yhdistyksellä on yksi (1) ääni.
Varsinaisena jäsenenä oleva henkilöjäsen tai yhdistys voi äänioikeutta käyttääkseen nimetä valtakirjalla itselleen 15 vuotta täyttäneen asiamiehen. Yksi henkilö voi edustaa kokouksessa itsensä lisäksi korkeintaan kahta jäsentä.
Kannatus- ja kunniajäsenillä sekä kunniapuheenjohtajilla on yhdistyksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus.
17§
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
18§
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse niille, jotka ovat antaneet yhdistykselle sähköpostiosoitteensa.
19§
Yhdistyksen kokous on päätösvaltainen, jos se on sääntöjen mukaisesti koolle kutsuttu.
Mikäli puolet (1/2) yhdistyksen kokouksen äänivaltaisista jäsenistä vaatii, voi yhdistyksen kokous ottaa käsiteltäväkseen sellaisen asian, joka ei yhdistyslain tai yhdistyksen sääntöjen mukaan kuulu yksinomaisesti hallituksen päätäntävaltaan. Hallitus voi myös päätöksellään alistaa tällaisen asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi.
20§
Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi (2) ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi (2) ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- valitaan hallituksen puheenjohtaja
- valitaan hallituksen muut varsinaiset jäsenet sekä mahdolliset varajäsenet
- valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio
- vahvistetaan liittymis- ja jäsenmaksun suuruus, sekä kannatusjäsenmaksun vähimmäismäärä, seuraavalle kalenterivuodelle
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
Luku 4
Hallitus ja toimihenkilöt
21§
Yhdistyksen toiminnasta vastaa kalenterivuodeksi kerrallaan valittu hallitus. Hallituksen muodostavat puheenjohtaja, kahdesta viiteen (2-5) muuta varsinaista jäsentä ja nollasta kahteen (0-2) varajäsentä. Kaikkien hallituksen jäsenten ja varajäsenten on oltava yhdistyksen varsinaisia jäseniä.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja rahastonhoitajan sekä nimeää hallituksen muiden jäsenten tehtävät.
Hallituksen varajäsenillä on hallituksen kokouksissa puhe- ja läsnäolo-oikeus. Äänioikeus varajäsenellä on vain, mikäli varsinainen hallituksen jäsen on estynyt.
22§
Hallituksen kokouksen kutsuu koolle hallituksen puheenjohtaja, hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Tavasta, jolla kokoukset kutsutaan koolle, päättää hallitus.
Hallitus on päätösvaltainen, kun se on hallituksen päättämällä tavalla kokoon kutsuttu ja vähintään puolet hallituksen jäsenistä mukaan lukien puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja on läsnä hallituksen kokouksessa.
23§
Hallituksen tehtävänä on:
- johtaa yhdistyksen toimintaa ja hoitaa sen taloutta ja omaisuutta,
- valmistella yhdistyksen kokouksissa esille tulevat asiat ja toimeenpanna niissä tehdyt päätökset,
- laatia ehdotus toimintakertomukseksi ja tilinpäätökseksi sekä toimintasuunnitelmaksi ja talousarvioksi,
- kutsua yhdistyksen kokoukset koolle,
- päättää muista asioista, joita ei ole määrätty yhdistyksen kokouksen päätettäväksi,
- päättää toimikuntien toiminnan rahoituksesta yhdistyksen kokouksen hyväksymän talousarvion sekä yhdistyslain puitteissa.
24§
Yhdistyksen kokous voi erityisiä tehtäviä varten asettaa määräaikaisia toimikuntia tai toimihenkilöitä, kuitenkin enintään kahdenkymmenenneljän (24) kuukauden mittaiseksi toimikaudeksi. Myös hallitus voi, kuitenkin vain oman toimikautensa ajaksi, asettaa tällaisia toimikuntia tai -henkilöitä.
Näihin toimiin voidaan tarvittaessa nimetä myös yhdistyksen ulkopuolinen henkilö. Yhdistyksen kokous tai hallitus voi antaa toimikuntien ja -henkilöiden toimintaan liittyviä sääntöjä ja määräyksiä. Yhdistyksen hallitus ei voi kumota yhdistyksen kokouksen toimikuntia ja -henkilöitä koskevia sääntöjä ja määräyksiä.
25§
Perustellusta syystä yhdistyksen kokous voi erottaa toimihenkilön, -kunnan tai hallituksen jäsenen tehtävästään kesken toimikauden, jolloin kokouskutsussa on mainittava asiasta. Tehtävästä erotetun henkilön tai toimikunnan tilalle voidaan tarvittaessa valita uusi jäljellä olevaksi toimikaudeksi.
Perustellusta syystä yhdistyksen hallitus voi erottaa toimihenkilön tai -kunnan tehtävästään kesken toimikauden, jolloin kokouskutsussa on mainittava asiasta. Tehtävästä erotetun henkilön tai toimikunnan tilalle voidaan tarvittaessa valita uusi jäljellä olevaksi toimikaudeksi. Yhdistyksen hallitus ei voi erottaa tehtävästään yhdistyksen kokouksen asettamaa toimihenkilöä tai -kuntaa.
Luku 5
Hallinto ja talous
26§
Yhdistyksen toiminta- ja tilikausi on kalenterivuosi.
27§
Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja, kukin erikseen. Hallitus voi myöntää nimenkirjoitusoikeuden yhdistyksen varsinaiselle jäsenelle.
28§
Yhdistyksen hallintoa ja taloutta valvoo yhdestä kahteen (1-2) toiminnantarkastajaa/tilintarkastajaa tai heidän estyneensä ollessaan yhdestä kahteen (1-2) varatoiminnantarkastajaa/varatilintarkastajaa. Toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien toimikausi on kalenterivuosi.
29§
Yhdistyksen kirjanpitoasiakirjat on toimitettava toiminnantarkastajien/tilintarkastajien tarkastettavaksi viimeistään neljä (4) viikkoa ennen kevätkokousta ja muutenkin toiminnantarkastajan/tilintarkastajan sitä pyytäessä. Toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien tulee toimittaa asiakirjat ja toiminnantarkastuskertomus/tilintarkastuskertomus yhdistyksen hallitukselle viimeistään kahta (2) viikkoa ennen kevätkokousta.
Luku 6
Erityisiä määräyksiä
30§
Yhdistyksen tunnuksista ja merkeistä päättää hallituksen kokous.
31§
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä kahdessa (2) peräkkäisessä vähintään kahden (2) viikon välein pidetyssä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Sääntöjen muutosesityksen tai yhdistyksen purkamisesityksen voi tehdä hallitus tai kymmenen (10) yhdistyksen varsinaista jäsentä kirjallisena hallitukselle. Varsinaisten jäsenten tekemä ehdotus on käsiteltävä seuraavassa yhdistyksen kokouksessa.
Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän jälkimmäisen kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.