1 YLEISET MÄÄRÄYKSET

1.1. Yleistä

Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa ohjesäännöissä ja työjärjestyksissä on sanottu, noudatetaan Tracon ry:n (myöhemmin yhdistys) taloudenhoidossa tämän talousohjesäännön määräyksiä.

1.2. Yhdistyksen kokonaistalous

Tracon ry:n kokonaistalous käsittää kaikki yhdistyksen taloudelliset voimavarat, joka muodostuu niistä tuloista, jotka yhdistys saa, sekä niistä menoista, jotka yhdistys on aiheuttanut tai jotka yhdistykselle kuuluvat, sekä arvopapereista, sijoituksista ja muusta omaisuudesta, jonka yhdistys omistaa. Yhdistyksen varsinainen talous käsittää yhdistyksen nimissä tapahtuvan taloudellisen toiminnan

1.3. Taloudenhoidon vastuu

Yhdistyksen taloudenhoidosta vastaa koko hallitus, mutta seuraavat asiat ovat rahastonhoitajan ja puheenjohtajan sekä hänen estyessään varapuheenjohtajan vastuulla: panna täytäntöön yhdistyksen taloutta koskevat päätökset; valmistella hallitukselle esitys yhdistyksen talousarvioksi; valmistella yhdistyksen tilinpäätös; huolehtia yhdistyksen varallisuudesta; laatia ja esittää jäsenistön ja hallituksen pyytämät taloudellista tilaa yms. koskevat selvitykset. Lisäksi rahastonhoitajan tehtävänä on hyväksyä tulo- ja menotositteet sekä hoitaa muut taloudenhoidolliset tehtävät. 

Talouden suunnittelussa ja taloudenhoidossa hallitusta avustavat yhdistyksen järjestämien tapahtumien johdosta ja taloudesta vastaavat yhdistyksen toimihenkilöt, jotka hallitus tilikauden alussa nimeää. Yhdistyksen rahastonhoitajan tulee raportoida yhdistyksen hallitukselle kokousten yhteydessä, sekä milloin näissä muuten tapahtuu merkittäviä muutoksia, yhdistyksen tuotoista ja kuluista, pankkitilin ja kassan saldosta sekä sijoitusten arvosta.

2. RAHALIIKENNE

2.1. Rahojen käyttö

Yhdistyksen varojen käytön tulee perustua yhdistyksen kokouksen hyväksymään vuosittaiseen talousarvioon. Yhdistyksen hallitus, hyväksytyn talousarvion pohjalta, päättää kuinka paljon mikin hallituksen nimittämä toimikunta, toimihenkilö tai hallituksen jäsen saa yhdistyksen varoja käyttää yhdistyksen toimintaan. Hallituksen on huomioitava päätöksessään yhdistyksen taloudellinen tilanne, tilikauden talousarvio sekä mahdolliset kokouspäätökset.

Yhdistyksen rahastonhoitajan tai tapahtumatoimikuntien nimettyjen talous- ja johtohenkilöiden tulee olla aktiivisesti mukana yhdistyksen järjestämien tapahtumien taloudellisessa suunnittelussa.

2.2. Nimenkirjoitus- ja tilinkäyttöoikeudet sekä maksukortit

Hallituksen tulee järjestäytymiskokouksen yhteydessä määrätä tilinkäyttöoikeudet, maksukorttien haltijat ja muut yhdistyksen rahankäyttöön liittyvät valtuudet.

Yhdistyksen puheenjohtajalla on yhdistyksen debit-maksukortti. Tilienkäyttöoikeudet ovat pääasiallisesti yhdistyksen puheenjohtajalla, varapuheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla. Hallitus voi tarpeen mukaan myöntää tilinkäyttöoikeuksia sekä näihin liittyviä debit-maksukortteja enintään toimikautensa pituiseksi ajaksi yhdistyksen toimihenkilöille tapahtumiin liittyvän maksuliikenteen hoitamiseksi. Maksukortit tulee ensisijaisesti liittää yhdistyksen päätilistä erilliseen maksukorttitiliin ja toimihenkilöille myöntää tilinkäyttöoikeus vain tähän tiliin. Rahastonhoitajan tulee seurata tilin käyttöä ja tarvittaessa siirtää sinne päätililtä lisävaroja.

2.3. Laskujen hyväksyminen ja maksaminen

Yhdistyksen laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy rahastonhoitaja, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Yhdistyksen talousarvion puitteissa järjestettävien tapahtumien laskut voi hyväksyä myös niiden hallinnosta ja taloudesta vastaavat, hallituksen nimittämät toimihenkilöt (ei kuitenkaan heitä itseään koskevia laskuja tai maksuvelvotteita). Rahastonhoitajaa koskevat laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Yhdistyksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy 1000,00 € asti rahastonhoitaja, näitä suuremmat hallitus yhteisesti.

Laskujen hyväksyjän on tarkastettava, että maksu on yhdistyksen toimintaan liittyvä, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä. 

Yhdistyksen maksut maksetaan pankkitililtä tai käteiskassasta. Saadut kuitit on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun. 

Yhdistyksen maksujen tulee perustua jo hyväksyttyihin laskuihin tai yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksiin. Tapahtumatoimikuntien hallinnosta ja taloudesta vastaavat nimetyt toimihenkilöt voivat hyväksyä kunkin tapahtuman budjetin puitteissa tapahtumaan suoraan liittyviä asianmukaisia laskuja. 

2.4. Kulukorvaukset

Yhdistyksen toiminnasta aiheutuvat kulukorvaukset maksetaan pankkitililtä tai käteiskassasta. Kulusta syntynyt kuitti on liitettävä kulukorvausanomukseen. Kulukorvauksia maksetaan erillisen kulukorvausohjeen mukaisesti. Kulukorvausten hyväksyminen ja maksaminen tapahtuu samoin kuin laskujen. Kulukorvaukset on toimitettava kolmen kuukauden sisällä ostopäivämääräästä. Hyväksytty kulukorvaus maksetaan kahden viikon kuluessa sen toimittamisesta.

3. KÄTEISKASSA

3.1. Käteiskassan säilytys

Käteiskassa tulee säilyttää ja lukita niin, että siihen eivät pääse käsiksi luvatta muut kuin henkilöt, joilla on oikeus käsitellä käteiskassaa (ks. kohta 3.2). Tapahtumamyynnissä on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, että kassasta ja myyntiartikkeleista vastaa aina vähintään kaksi henkilöä. Mahdollinen yösäilytys on järjestettävä turvallisessa, lukitussa paikassa ja tieto kassan sijainnista ja summista on pidettävä vain asianomaisten tiedossa.

3.2. Käteiskassan hoitaminen

Käteiskassaa hoitavat yhdistyksen tilinkäsittelyoikeudelliset, ensisijaisesti rahastonhoitaja ja puheenjohtaja. Heidän velvollisuutenaan on huolehtia, että käteiskassassa ei säilytetä yli 500 € kuin väliaikaisesti. Yli 500 € menevä osuus käteiskassasta tulee tilittää ensi tilassa yhdistyksen tilille. 

Tapahtumamyyntiä varten rahastonhoitaja tai tapahtuman talousvastaava tekee pohjakassan, joka jaetaan tarvittaessa useampiin erillisiin kassalippaisiin. Pohjakassa tulee laskea ennen ja jälkeen tapahtuman. Tapahtumakassoista ovat myyntien aikana vastuussa myyjät, jotka tulee olla perehdytetty asianmukaiseen rahankäsittelyyn sekä yhdistyksen tapahtuman ajantasaiseen rahankäsittelyohjeeseen.  Myyjien tulee huolehtia erityisesti siitä, että kassoista ei luovuteta rahaa muuta kuin rahankäsittelyohjeessa nimetyille henkilöille, joiden henkilöllisyys on tarvittaessa varmistettava. Lopullinen vastuu käteiskassoista, rahankäsittelyohjeesta ja myyjien perehdyttämisestä kuuluu rahastonhoitajalle tai tapahtuman taloudesta vastaaville yhdistyksen toimihenkilöille.

Kaikista myynneistä tulee tehdä asianmukainen kirjaus käteiskassakirjanpitoon, josta ilmenee myyty tuote, määrä, hinta, päivämäärä ja myyjän/myyjien nimi. 

3.3. Käteiskassakirjanpito

Käteiskassaa hoitavien tulee laskea kassa aina jokaisen käteismyyntiä sisältävän tapahtuman jälkeen ja pitää siitä kassakirjanpitoa. 

4. SIJOITUKSET JA LAINAT

4.1. Sijoituksista ja lainoista päättäminen

Yhdistys voi sijoittaa rahojaan tai myöntää lainoja taloudellisen tilanteen niin salliessa. Sijoituksissa tulee suosia Finanssivalvonnan alaisten toimijoiden korkeintaan keskitason riskin finanssi-instrumentteja. Lainoja voidaan myöntää ainoastaan tahoille, jotka olisivat oikeutettuja avustuksiin yhdistyksen sääntöjen perusteella. Sijoituspäätökset tekee yhdistyksen hallitus 10 000 euroon/tilikausi asti. Mikäli sijoitusten summa ylittää 10 000 euroa tilikauden aikana tai kyseessä on laina tai sijoitus korkeariskisempään kohteeseen, tulee sijoituspäätökset hyväksyttää yhdistyksen kokouksessa 2/3 enemmistöllä. Yhdistyksen hallituksella on oikeus päättää sijoituskohteista ilman yleiskokousta. 

Rahastonhoitajan tulee seurata sijoitusten ja lainojen tilannetta vähintään puolivuosittain ja raportoida merkittävistä muutoksista hallitukselle. 

4.2. Yhdistyksen omistukset yhtiöissä

Yhdistyksen puheenjohtaja edustaa yhdistystä yhtiökokouksissa yhdistyksen omistamien osakkeiden perusteella ellei yhdistyksen hallitus toisin päätä. Yhdistyksen hallitus valmistelee yhdistyksen kannan yhtiökokousten päätöksiin. 

4.3. Kirjanpito

Yhdistyksen saatavista sekä mahdollisista sijoituksista, veloista ja lainoista on pidettävä luetteloa, reskontraa tai ne on säilytettävä erillisissä kansioissa, jotta niiden määrät pystytään vaivatta todentamaan.

5. ERINÄISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ

5.1. Lisäykset ja muutokset

Lisäyksistä ja muutoksista tähän taloudenhoidon ohjesääntöön päätetään yhdistyksen kokouksessa yksinkertaisella ääntenenemmistöllä annetuista äänistä.

5.2. Voimaantulo

Tämä talousohjesääntö on hyväksytty ensimmäisen kerran yhdistyksen kokouksessa 30.12.2016