Tietosuojaseloste

Per Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laadittu 9.4.2018

1. ja 2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Tracon ry (Y 2886274-5)

hallitus@tracon.fi

Tästä rekisteristä vastaava henkilö
Tiia Salminen
susetela@tracon.fi

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Kyuu Eturautti, varapuheenjohtaja
kyuu@tracon.fi
puh 050 5950047

3. Rekisterin nimi

Tracon 2019 -yleisötapahtuman meidokahvilan vapaaehtoishaku

4. Käsittelyn tarkoitus

1. Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet tehtävästä

2. Tiedottaa kiinnostuneille prosessin etenemisestä sekä valintojen tekemisestä

3. Kerätä lisätietoja tehtävään valituilta henkilöiltä

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika (vain päivämäärä ja syntymävuosi, ei hetua), valokuva sekä vapaamuotoisia hakemukseen liittyviä taustatietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä toimii hakijan sähköpostilla mainittuun sähköpostiosoitteeseen toimittamat tiedot sekä sähköpostiviestinnän yhteydessä mahdollisesti kysytyt lisätiedot.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tiedot ovat rekisteristä vastaavan henkilön sekä tarvittaessa varahenkilön käytettävissä. Tietoja ei luovuteta edelleen, pois lukien viranomaiset, joilla on virkatehtävässään lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen.

Ilmoittautumisvaiheessa ilmoitettuja tietoja ei käytetä meidokahvilan tiedotukseen esim. web-sivuilla tai ohjelmalehdessä. Tätä käyttöä varten varmistetaan julkistettavat tiedot erikseen kultakin valitulta henkilöltä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin koottuja tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vaan ne sijaitsevat Suomessa. Sähköpostilähetyksen yhteydessä tiedot saattavat kulkea ulkomaalaisten sähköpostipalveluntarjoajan kautta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot tallennetaan Tracon ry:n tietojärjestelmiin, jotka pyörivät Säätöyhteisö B2 ry:n konesalissa. Lisätietoja varten ks. B2:n tietosuojaperiaatteet https://b2.fi/tietosuoja.html

Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee lukitussa tilassa.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Oikaisupyyntö mahdollisista virheellisistä tiedoista tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä markkinointiin.

Järjestelmästä poistetaan välittömästi päätöksen myötä tiedot henkilöistä, joita ei ole valittu tehtävään. Myös työtehtävänsä peruneiden henkilöiden tiedot poistetaan viiveettä.

Tapahtumaan valittujen henkilöiden tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen, viimeistään kalenterivuoden 2019 loppuun mennessä. Valituille henkilöille voidaan tarjota sähköpostitse optio saada lisätietoja vuoden 2020 tapahtumasta.