Tietosuojaseloste
Per Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laadittu 17.4.2018
1. ja 2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt
Tracon ry (Y 2886274-5)
Tästä rekisteristä vastaava henkilö
Minna Välimäki
chamira@tracon.fi
Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Kyuu Eturautti, varapuheenjohtaja
kyuu@tracon.fi
puh 050 5950047
3. Rekisterin nimi
Tracon 2019 -yleisötapahtuman sunnuntain cosplaykilpailujen tuomarihaku
4. Käsittelyn tarkoitus
1. Kerätä listaa vapaaehtoisista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneet tehtävästä
2. Tiedottaa kiinnostuneille prosessin etenemisestä sekä valintojen tekemisestä
3. Kerätä lisätietoja tehtävään valituilta henkilöiltä
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Nimi, nimimerkki, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä, valokuvia tai linkkejä kuviin ja julkaisuihin henkilön sosiaalisen median tileillä, vapaamuotoisia hakemukseen liittyviä taustatietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä toimii hakijan sähköpostilla mainittuun sähköpostiosoitteeseen toimittamat tiedot sekä sähköpostiviestinnän yhteydessä mahdollisesti kysytyt lisätiedot.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tiedot ovat rekisteristä vastaavan henkilön sekä tarvittaessa varahenkilön käytettävissä. Tietoja ei luovuteta edelleen, pois lukien viranomaiset, joilla on virkatehtävässään lakiin perustuva oikeus tietojen saamiseen.
Ilmoittautumisvaiheessa ilmoitettuja tietoja ei käytetä tuomarihaun tiedotukseen esim. web-sivuilla tai ohjelmalehdessä. Tätä käyttöä varten varmistetaan julkistettavat tiedot erikseen kultakin valitulta henkilöltä.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterin koottuja tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vaan ne sijaitsevat Suomessa. Sähköpostilähetyksen yhteydessä tiedot saattavat kulkea ulkomaalaisten sähköpostipalveluntarjoajan kautta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot tallennetaan Tracon ry:n tietojärjestelmiin, jotka pyörivät Säätöyhteisö B2 ry:n konesalissa. Lisätietoja varten ks. B2:n tietosuojaperiaatteet https://b2.fi/tietosuoja.html
Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee lukitussa tilassa.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Oikaisupyyntö mahdollisista virheellisistä tiedoista tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä markkinointiin.
Järjestelmästä poistetaan välittömästi päätöksen myötä tiedot henkilöistä, joita ei ole valittu tehtävään. Myös työtehtävänsä peruneiden henkilöiden tiedot poistetaan viiveettä.
Tapahtumaan valittujen henkilöiden tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen, viimeistään kalenterivuoden 2019 loppuun mennessä. Valituille henkilöille voidaan tarjota sähköpostitse optio saada lisätietoja vuoden 2020 tapahtumasta.