Tietosuojaseloste

Per Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 §
Laadittu 21.5.2018

1. ja 2. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilöt

Tracon ry (Y 2886274-5)

hallitus@tracon.fi

Tästä rekisteristä vastaava henkilö
Kira Murto
amv@tracon.fi

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö
Kyuu Eturautti, varapuheenjohtaja
kyuu@tracon.fi
puh 050 5950047

3. Rekisterin nimi

Tracon 2018 -yleisötapahtumassa pidettävän AMV-kilpailun ilmoittautuminen.

4. Käsittelyn tarkoitus

1. Kerätä lista henkilöistä, jotka haluavat ilmoittaa videonsa AMV-kilpailuun.
2. Informoida henkilölle videon käsittelyn tilasta, sisältäen mahdolliset muutostarpeet.
3. Informoida henkilöille esikarsinnan tulokset.
4. Informoida finaaliin valituille henkilöille lisätietoja tapahtuman käytännöistä.
5. Mikäli henkilö niin haluaa, toimittaa hänelle tuomariston kommentit lähettämiensä videoiden osalta.
6. Mikäli finaalissa sijoittunut henkilö ei pääse tapahtumaan paikalle, palkinnon toimittamisesta sopiminen.

5. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Nimi, sähköpostiosoite, valinnaisena lempinimi/taiteilijanimi, valinnaisena tieto siitä onko henkilö saapumassa tapahtumaan. Muut tiedot koskevat kilpailuun lähetettyjä videoita.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä toimii hakijan ilmoittamat tiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Tiedot voi joko syöttää ilmoittautumisjärjestelmän kenttään tai toimittaa ilmoittautumisen yhteydessä erillisenä tekstitiedostona.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Hakemusten yhteydessä kerättäviä henkilötietoja käytetään ainoastaan AMV-kilpailun järjestämiseen, kohdassa 4 ilmoitetuilla tavoilla. Kilpailun tuomareille ei ilmoiteta osallistujien tietoja.

Finaalissa voidaan yleisölle ilmoittaa osallistujien osalta nimimerkki (mikäli ilmoitettu) tai nimi.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin koottuja tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vaan ne sijaitsevat Suomessa. 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Xfer-lähetysjärjestelmä, jolla tietoja käsitellään, pyörii Säätöyhteisö B2 ry:n konesalissa. Lisätietoja varten ks. B2:n tietosuojaperiaatteet https://b2.fi/tietosuoja.html

Rekisterin tiedot on suojattu teknisin turvakeinoin (mm. käyttäjäkohtaiset pääsyoikeudet, salasanan kryptografinen tarkiste sekä tiedonsiirron salaus) ja sijaitsee lukitussa tilassa.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa. Pyyntö tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien virheellisten tietojensa korjaamista. Oikaisupyyntö mahdollisista virheellisistä tiedoista tulee osoittaa Tracon ry:lle, ks. yhteystiedot kohdissa 1-2.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä käytetä markkinointiin.

Järjestelmästä poistetaan välittömästi päätöksen myötä tiedot henkilöistä, joita ei ole valittu kilpailuun. Myös osallistumisensa peruneiden henkilöiden tiedot poistetaan viiveettä.

Kilpailuun valittujen henkilöiden tiedot poistetaan tapahtuman jälkeen, viimeistään kalenterivuoden 2018 loppuun mennessä.